I documenti destinati alla digitalizzazione vengono preventivamente esaminati, ordinati, adeguatamente organizzati e successivamente si provvede alla normalizzazione del materiale cartaceo, ovvero alla rimozione di attaches, graffette e tutto quanto concerne i supporti di cancelleria spesso utilizzati.
Il processo di riproduzione dei documenti ha come caratteristica principale quella di creare immagini in formato elettronico perfettamente corrispondenti agli originali. Vengono utilizzati scanner professionali ad altissima definizione e utilizzano lampade a luce fredda senza emissione di raggi UV e di infrarossi per la totale salvaguardia degli originali. Per garantire la massima qualità di riproduzione, in relazione allo stato del materiale cartaceo originale, l’acquisizione avviene in modalità differenti sulla base dei diversi formati. Per limitare l’ingombro dell'archivio digitale, i file immagine acquisiti vengono rifilati in maniera da evitare la memorizzazione di zone estese al di fuori della pagina.
Se la grammatura del supporto cartaceo non è sufficientemente consistente, si utilizza un foglio bianco da porre, di volta in volta, sotto l’originale da riprendere in modo da evitare effetti di trasparenza.
La digitalizzazione avviene in ordine sequenziale, e la nomenclatura viene attribuita automaticamente dal sistema di gestione digitale e storage in modo da garantire la reperibilità, l’unicità e l’accesso alla fonte digitale. Viene predisposto un database in formato Access che prevede una scheda nella quale, ad ogni immagine con il relativo numero progressivo, vengono associati i dati che interessano (Data, n. di protocollo, nominativo, etc.) e il percorso dove si trova l'immagine.
Durante la fase di digitalizzazione, viene prodotto un file in alta risoluzione (TIFF) destinato all’archiviazione, alla conservazione ed alla post-elaborazione per la creazione dei diversi formati richiesti (Jpeg, Pdf, Pdf/A ecc).
Tutti i documenti digitalizzati possono essere inoltre corredati da metadati necessari alla loro descrizione, conservazione, consultazione e ricerca. I metadati saranno rilevati tramite operatore qualificato e si conformeranno allo standard MAG nella più recente versione 2.0.1 del 20 marzo 2006, con le restrizioni per la MagTeca dell’ICCU oppure allo standard METS SAN elaborato dall’Istituto Centrale per gli Archivi del MIBACT
Per sfogliare, visualizzare e ricercare le immagini, siamo in grado di fornire software di gestione o Applicazioni WEB, interamente realizzate dai noi con un interfaccia estremamente semplice e intuitiva, sviluppata sulla base delle digitalizzazioni, consentendo la ricerca mediante diverse opzioni guida, per esempio: data, numero, oggetto, tipologia, titolo e quant’altro necessario alla ricerca.
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La tutela, la conservazione e la fruizione del patrimonio storico culturale e artistico sono fondamentali per dar modo a studiosi, ricercatori o semplici curiosi di tutto il mondo, di poter leggere, analizzare codici, testi o fondi antichi, manoscritti, che sia a causa della loro rarità e preziosità, sia per ragioni geografiche sono di difficile o impossibile consultazione.
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